Groot of dood?

Een pleidooi voor meer ICT samenwerking in het Vlaamse hoger onderwijs

Het Vlaams hoger onderwijs gebruikt maar liefst zes verschillende softwarepakketten voor studentenadministratie. Dat betekent onder meer dat het investeringen en aanpassingen zesmaal moet uitvoeren. Het kan een stuk efficiënter. Veel andere landen laten dat immers al zien.

Het hoger onderwijs bestaat in Vlaanderen uit een sterk en internationaal gewaardeerd ecosysteem van universiteiten en hogescholen. De structuur met de vijf associaties is het resultaat van een aantal ingrijpende hervormingen die in de jaren negentig van de vorige eeuw werden opgestart.
Vanaf 2003, na de ondertekening van de Bolognaverklaring, werd het Structuurdecreet goedgekeurd. Dit voerde de bachelor-masterstructuur in en verplichtte de hogescholen en universiteiten om intensief samen te werken in de huidige associatiestructuur. Door deze schaalvergroting ontstonden achttien sterk regionaal verankerde universiteiten en hogescholen met daarboven vijf associaties. In 2010 werd dan de Vlaamse Universiteiten en Hogescholen Raad (VLUHR) opgericht, naast de reeds bestaande Vlaamse Interuniversitaire Raad (VLIR) en de Vlaamse Hogescholenraad (VLHORA). Vier associaties zijn regionaal verankerd: Associatie Universiteit Antwerpen, Associatie Universiteit Hasselt, Associatie Universiteit Brussel, Associatie Universiteit Gent. Enkel de Associatie Katholieke Universiteit Leuven heeft zich, wars van de anderen, in gans Vlaanderen verankerd. Begrijpe wie begrijpen kan.

Vandaag, ruim dertig jaar na het begin van deze hervormingen, is het tijd voor een nieuwe stap. De doelstelling om instellingen te versterken via schaalvergroting is nog steeds relevant, maar nu vooral binnen niet-concurrentiële domeinen zoals ICT, waar kennis en schaal geen lokale maar internationale parameters geworden zijn. Samenwerking tussen Vlaamse en Europese hogeronderwijsinstellingen en gedeelde expertise kunnen leiden tot meer dataconsistentie en dus betere interoperabiliteit. Zo ontstaat een steviger basis voor de toekomst waarin data, en dus ook artificiële intelligentie, een steeds centralere rol spelen. Onze noorderburen tonen dat de lat voor ICT-samenwerking een pak hoger kan; ook Vlaanderen mag die ambitie hebben.

Vinger aan de pols

Hoewel Vlaanderen een relatief beperkt aantal studenten telt (bijna driehonderdduizend), die allemaal onder dezelfde regelgeving vallen, is het ICT-landschap van het Vlaamse hoger onderwijs erg divers. Via de ICT-werkgroep van de Vlaamse Hogescholenraad, waar alle hogescholen maar ook de universiteiten rond de tafel zitten, werken de diverse hogeronderwijsinstellingen samen. Internationale spelers krijgen er regelmatig het forum en de instellingen delen er open en actief hun kennis. Dat resulteert in breed gedragen aanbestedingen in de functionele domeinen van het roosteren, leerplatformen, evaluatie of studentensoftware. De Vlaamse instellingen houden op dat vlak de vinger aan de pols. Ze volgen de internationale trends en maken, afgestemd op hun eigen systeemstrategie, doordachte keuzes voor internationale softwaretitels. Ook in de technischere domeinen van netwerken, hardware en security vindt samenwerking plaats op het vlak van aankoop. Dankzij deze schaalgrootte bieden de hogescholen en universiteiten weerwerk aan de anders dominante opstelling van een vaak beperkt aantal internationale leveranciers.

Maatwerkcode

In het domein van basisbeheersystemen voor studenten-, personeel- en projectbeheer is de situatie anders. Die processen worden sterk bepaald door lokale regelgeving, waardoor er geen kant-en-klare softwareproducten beschikbaar zijn. De gebruikte systemen hebben daardoor veel maatwerkcode die intern (UAntwerpen, UGent, UHasselt, VUB en Associatie KULeuven) of via outsourcing (het consortium AMA, AHS, AP, EHB, HOGent, HOWEST, KDG, PXL) werd ontwikkeld. Dat maakt die systemen duur in opzet maar goedkoop op lange termijn. Dat soort systemen is immers robuust en heeft nauwelijks onderhoud nodig. Maar ze zijn weinig flexibel en daardoor gevoelig voor technologische veroudering en securityproblemen. Dus vroeg of laat moeten ze vervangen worden.

In het Pace-Layered Application Model benoemt Gartner, een internationaal onderzoeks- en adviesbureau op het vlak van ICT en business, zulke systemen als systems of record. Dat zijn digitale bronsystemen waarin basisdata zoals curriculum, studentenidentiteit, adres en inschrijving uniek en tegenstelbaar gecreëerd en bewaard worden. Dergelijke bronsystemen kenmerken zich door traditionele systeemarchitectuur en strikt geformaliseerde processen een traditionele systeemarchitectuur. Wijzigingen in zulke systemen of omschakeling naar een ander systeem vergen daardoor een investeringsaanpak en een centrale projectorganisatie. De planningshorizon ervan strekt zich dan ook uit over een lange termijn: de tijd tussen beslissing en implementatie is gemiddeld zeven jaar. Door de heel specifieke regelgeving in de publieke sector zijn die termijnen in de publieke sector nog veel langer; in Vlaanderen bijvoorbeeld is het merendeel van de software voor studentenadministratie al meer dan vijftien jaar in gebruik. Dat deert op zich niet. Die systemen zijn by nature robuust. Maar ook robuuste systemen moeten vroeg of laat vervangen worden.

Ook en misschien net in die domeinen moeten we in Vlaanderen durven loskomen van de historisch gegroeide structuren, samenwerken en bouwen aan een gemeenschappelijke systeemvisie. Anno 2026 is het niet meer verdedigbaar om met publieke middelen exact dezelfde complexiteit zes keer te implementeren.

Samenwerken is evident toch?

Het Vlaams regelgevend kader waarbinnen hogeronderwijsinstellingen hun activiteiten ontplooien, is vastgelegd door de Vlaamse decreten die helder gedocumenteerd staan in de Codex Hoger Onderwijs. Alle universiteiten en hogescholen moeten voldoen aan dezelfde regels voor toelatingsvoorwaarden, studievoortgang en studievoortgang. Ter controle sturen alle instellingen, al sinds 2008, achttien maal dezelfde datasets naar de Databank Hoger Onderwijs. Die centrale database met inschrijfdata van elke Vlaamse student wordt beheerd door AHOVOKS, het Vlaams agentschap voor hoger onderwijs, volwassenenonderwijs, kwalificaties en studietoelagen. Die uitwisseling gebeurt steeds meer in verschillende richtingen: van een instelling naar Ahovoks en via Ahovoks tussen de instellingen onderling.
Door het nieuwe drempeldecreet van 2023 bijvoorbeeld hebben instellingen de studiehistoriek van de student nodig om de totale studievoortgang van een student af te toetsen aan de drempelregels. Dat is nodig. Zo wordt het eindeloos meeslepen van eerstejaarsvakken afgeremd. Dat komt het studierendement en dus de kost van het hoger onderwijs en het aanbod op de arbeidsmarkt ten goede.
Bij de programmatie van nieuwe opleidingen in het hoger onderwijs is Zuhal Demir, Vlaams minister van Onderwijs, uitgesproken voorstander van verregaande samenwerking en rationalisatie. Dit kan maar leiden tot efficiëntie en tevreden studenten als de samenwerkende instellingen hun systemen op elkaar hebben afgestemd: één administratieve inschrijving, één studentenkaart, één login op het leerplatform et cetera.

Het op elkaar afstemmen van systemen leidt tot efficiëntie en tevreden studenten. Ook in die domeinen moeten we durven loskomen van de historische en vastgeroeste structuren.

Ook op Europees niveau groeit de behoefte om meer studentgegevens te delen. Sinds 2021 maakt het project Erasmus Without Paper komaf met de traditionele papierwinkel die voorafging aan elke Erasmus-uitwisseling. Sinds de oprichting van de European Universities in 2017 is er ook een behoefte ontstaan om, los van de lokale regelgeving, studentgegevens voor authenticatie en kwalificatie uit te wisselen over de instellingen en landen binnen Europa. De nieuwe Europese kaders voor microcredentials die momenteel in ontwikkeling zijn, zullen die behoefte alleen maar groter maken.

Taxonomie en ontologie

Parallel aan de regelgevende initiatieven is er een mondiale evolutie naar uniforme organisatietaxonomieën en systeemontologie. In een taxonomie worden objecten ingedeeld in hiërarchische categorieën; in ontologie worden de eigenschappen van die objecten en hun onderlinge relaties beschreven. Door taxonomie en ontologie krijgt de mens grip op de werkelijkheid en kunnen problemen doorgrond worden en oplossingen uitgedacht.

Een voorbeeld hiervan is de tabel van Mendeljev, oftewel het periodiek systeem (taxonomie), waardoor wetenschappers de chemische elementen en hun eigenschappen (ontologie) konden classificeren. Door die uniforme nomenclatuur creëerden ze een gemeenschappelijke taal om chemische problemen te definiëren, te analyseren en op te lossen. Het was meteen de start van moderne chemie.

Sinds de komst van de pc in de jaren tachtig is met de digitale replica’s van alle gedigitaliseerde organisaties een gelijkaardige proces bezig. Organisaties legden hun structuren en processen vast in organigrammen en flowcharts, en hebben die vervolgens geïmplementeerd in steeds meer omvattende digitale systemen. De digitale automatisatie van de bedrijfsprocessen gebeurde eerst in de boekhoudingen; die hadden, al sinds de 16de eeuw, een universele taal en methodiek: debet, credit, actief, passief, winst en verlies.

Business alignment

Oorspronkelijk gebeurde de digitalisering van die processen door lokale softwarehuizen, maar vanaf de jaren negentig kwamen de grote spelers zoals Microsoft, SAP en later Salesforce op de voorgrond. Sinds die tijd is elk administratief proces wel ergens geanalyseerd, gedocumenteerd en gedigitaliseerd. Door internet, de globalisering en de schaalvergroting van de softwaresector is die opgebouwde kennis steeds meer aan het convergeren. Quasi elk denkbaar proces heeft ondertussen een universele specifieke nomenclatuur, basisprocesbeschrijvingen en configureerbare oplossingen.

Microsoft heeft zijn eigen breed omvattende organisatietaxonomie en -ontologie handig in de markt gezet als het Common Data Model, een vrij beschikbare set van gestandaardiseerde dataschema’s voor de meest gangbare entiteiten, attributen, metadata en relaties waarmee ze de meest gebruikte concepten en activiteiten semantisch vorm geven.

De voor het welslagen van softwareprojecten zo belangrijke alignering tussen softwareklanten en softwareleverancier daardoor een solide onderbouw. Kennisdeling tussen business en ICT, tussen gebruikers, analisten en ontwikkelaars verloopt hierdoor minder abstract en dus veel vlotter. Bovendien verloopt de automatisatie van processen daardoor wereldwijd uniformer en dus steeds efficiënter. De impact van die uniforme nomenclatuur en de daaruit volgende gestandaardiseerde proceskennis kan niet overschat worden. En dan komen daar nog eens de large language models bovenop. Die zijn geknipt voor dergelijke algemene, globale kennisconvergentie.

Naar een academisch Esperanto

Ook in het hoger onderwijs zien we dat fenomeen. Op beurzen en congressen hanteren internationale partners onderling een gemeenschappelijk vocabularium. Competences, curricula, academic staff, courses, credits, student course enrolments, semesters, schedules, evaluations, graduation: het is een soort academisch Esperanto waarmee je een administratief proces helder kunt beschrijven. Elke presentatie of elk gesprek heeft daardoor meteen een gemeenschappelijk conceptueel begrippenkader, wat kennisoverdracht, samenwerking en innovatie bevordert.

Tegelijk zijn er bij de leveranciers door faillissementen, overnames en uitfaseringen van producten wereldwijd nog maar een beperkt aantal spelers actief voor de globale hoofdprocessen, zoals roosteren en leerplatformen. Ook die spelers hanteren ondertussen standaarden voor het uitwisselen van hun masterdata en transactiedata: de Learning Tools Interoperability-standaard. Door standaardisatie duurt het implementeren van bijvoorbeeld een nieuwe leeromgeving nog slechts enkele maanden, in plaats van jaren. Die optimalisaties hebben echter weinig impact op de systemen voor studenten- of personeelsadministratie. Het aantal processen en dataconcepten is bij die systemen sowieso uitgebreider en meer verweven met de interne organisatie. De lokale regelgeving brengt daarenboven nog bijkomende complexiteit met zich mee. Zowat elk proces in een studenteninschrijving wordt beïnvloed door specifiek Vlaamse concepten zoals leerkrediet, studiebeurzen, drempels en financieringspunten.

Het implementeren en onderhouden van een software voor Vlaamse studentenadministratie is daardoor technisch complex en vergt grote inzet van gespecialiseerde resources bij zowel de instelling als de leverancier. Bovendien brengen zulke projecten grote operationele bedrijfsrisico’s met zich mee, kennen ze een lange implementatietijd en zijn ze bijgevolg erg duur. Toch kiest het Vlaamse hoger onderwijs er nog steeds voor om zes verschillende softwarepakketten voor studentenadministratie operationeel te houden en elke investering zesmaal uit te voeren, en dit met schaarse publieke middelen. Elke decreetwijziging wordt dus zes keer omgezet in een technische analyse, zes geprogrammeerd, getest en geïmplementeerd. Waarom? Omdat het altijd zo geweest is?

Wie geen schaalvergroting nastreeft valt er vroeg of laat tussenuit. Groot of dood noemen ze dat bij de boeren. Het vrijgekomen geld kan je dan investeren in wat wel concurrentieel voordeel oplevert. Wat als Vlaanderen de verloren middelen zou kunnen inzetten voor extra digitale innovatie? Veel landen tonen dat het kan.

Nederland, gidsland

In Nederland bijvoorbeeld is er sinds 2006 Studielink, het nationaal platform waarop elke Nederlandse student zijn inschrijvingen volledig dient af te handelen. Zodra de student is ingeschreven, stuurt Studielink diens informatie vanuit de centrale databank naar de gekozen instelling. Het resultaat is een eenvoudiger en consistenter systeem voor zowel de studenten als de instellingen. Regelgeving bevindt zich maar op één plek en dient maar één keer geïmplementeerd te worden.

Studielink is ontwikkeld door SURF Nederland, de Nederlandse ICT-coöperatie voor onderwijs en onderzoek. Ook in andere Europese landen zoals Denemarken (Optagelse), Frankrijk (Parcoursup), Ierland (Central Applications Office), Noorwegen (Samordna opptak) en Zweden (universityadmissions.se) is er een gecentraliseerd nationaal systeem waarop kandidaat-studenten zich aanmelden, inschrijven en waar de toelatingschecks gebeuren. De inschrijfdata van de student wordt daarna doorgestuurd naar de gekozen instelling.

Dergelijke aanpak kan niet zonder een langetermijn systeemstrategie. Nederland heeft sinds de oprichting van SURF in 1987 ingezet op een centraal gestuurde ICT-strategie. SURF krijgt structurele middelen om een duidelijke regierol op te nemen en creëert daarmee de randvoorwaarden voor effectieve samenwerking in het domein van ICT. Op vandaag zetten de overkoepelende initiatieven van de Vlaamse Hogescholenraad en de Vlaamse Interuniversitaire Raad hoofzakelijk in op het aanmoedigen van samenwerking.

Er zijn echter geen structurele middelen voorzien om die samenwerkingen ook daadwerkelijk te organiseren. Hoewel Vlaanderen met de Databank Hoger Onderwijs ook zo’n centrale databank heeft, worden alle concepten rond inschrijving, studiehistoriek, maatregelen van studievoortgang, studietoelage, facturatie, rapportering, de Algemene verordening gegevensbescherming et cetera zes keer geïmplementeerd.

Door nieuwe initiatieven zoals de European Student Card en door het gebruik van nieuwe, steeds meer gestandaardiseerde applicaties voor leerplatformen en roostering groeit gelukkig ook in Vlaanderen het besef dat inzetten op standaardisatie van werkmethoden en systemen geen keuze is, maar een noodzaak. In dat soort standaardisatie blijven data nog steeds decentraal beheerd, maar volgens uniforme standaarden verwerkt, waardoor vlotte uitwisseling mogelijk is, in volledige transparantie naar de student.

Het nieuwe goud

Het is hoog tijd om hierin verdere stappen te ondernemen, klinkt het bij de Hogeschool West-Vlaanderen. We bevinden ons in een geopolitieke context waarin alle Europese hogeronderwijsinstellingen zich sterker moeten positioneren tegenover de equivalenten in onder meer de VS en China. Terwijl landen wereldwijd meer inzetten op schaalvergroting en integratie, blijven we in Vlaanderen decentraal achterophinken.

In een wereld waarin data het nieuwe goud zijn, houden we die in Vlaanderen bewust in silo’s. Het zes keer parallel beheren van onze inschrijfdata is niet alleen duur en complex, maar maakt die data ook moeilijk te ontsluiten, waardoor je ze onvoldoende kunt inzetten voor analyse, beleid en kwaliteitszorg. En dat is dan weer nefast voor onze innovatiekracht.

In een wereld waarin data het nieuwe goud zijn, houdt Vlaanderen die bewust in silo’s

Een ICT-beleid uitvoeren vergt een langetermijnaanpak; een tijdshorizon van meer dan tien jaar is niet overdreven, wanneer het om datastrategie en systeemarchitectuur gaat. Daarvoor is het nooit te laat. Om het met de woorden van Serena Sacks-Mandel, CTO van Microsoft Global Education, te zeggen: ‘If you want to be ready for tomorrow’s technology, you need to work on your data now!’ De digitale technologieën evolueren momenteel sneller dan ooit, maar bevinden zich nog in de bètafase. Om publieke middelen verstandig in te zetten op nieuwe technologie, moeten we sowieso eerst de architectuur uittekenen waarmee we straks die nieuwe technologieën kunnen omarmen.

Daarom organiseerde de Vlaamse Hogescholenraad in 2024 een ronde tafel om na te denken over datastandaarden en een gemeenschappelijke studentenidentiteit. Daarom keurde de raad van bestuur van Vlhora in 2025 een projectdossier goed om een analyse te maken van globale datastandaarden en strategieën voor het hoger onderwijs. VLHORA’s recent aangeworven ICT project- & aankoopcoördinator kan dat nu verder in goede banen leiden. De intentie is er alleszins al.

Momenteel loopt er voor acht van de dertien Vlaamse hogescholen een Europese aanbesteding voor software voor studentenadministratie. Dat project zet resoluut in op standaardisatie van inschrijfprocessen, uniforme connectiviteit en modulaire implementatie van regelgeving. Hierdoor beperk je de kost van de regelgeving tot een minimum en kun je technologische updates vlot doorvoeren.

Maar we moeten verder durven gaan. Data-integratie realiseer je succesvol door het op lange termijn werken aan een gemeenschappelijke richtarchitectuur. De budgettaire ruimte ontbreekt om oude structuren in stand te houden. Het fiasco met i-Police (het project voor digitale transformatie van de Belgische politie) heeft ons geleerd hoe moeilijk het is om decentrale systemen aan elkaar te koppelen. Wat weerhoudt ons om een strategie te ontwikkelen waarin de Databank Hoger Onderwijs evolueert naar één Vlaamse kwalificatie- en inschrijfadministratie, en waarbij de instellingen de vrijgekomen middelen kunnen inzetten voor innovatie, veilige data-ontsluiting, vlottere studentenmobiliteit en toegankelijker campussen?

Dit vergt visie, lef en… politieke steun.

Dit artikel verscheen in het juni nummer van het tijdschrift Th&ma, een tijdschrijft voor hoger onderwijs in Vlaanderen en Nederland.
https://www.themahogeronderwijs.org/110-4313_h1-Een-platform-voor-inschrijving-ook-in-Vlaanderen-h1